Организация конференций и мероприятий под ключ

Где мероприятия теряют эффект

Мероприятие — дорогой инструмент, и почти всегда его ценность определяется не днём проведения, а подготовкой и тем, что происходит после. Без единой координации даже хорошо задуманное событие разваливается на мелочи.

• Площадка, техника, кейтеринг, печать и трансляция — у разных подрядчиков, и стыки между ними никто не контролирует.
• Спикеры не знают регламента, презентации присылают в последний момент, программа сдвигается.
• Онлайн-трансляция обрывается, а у удалённых участников нет возможности задать вопрос.
• На выставке собирают стопку визиток, которая потом теряется, а контакты не попадают в CRM.
• Промо-материалы печатают без единого стиля, и стенд выглядит собранным из разных кампаний.
• После мероприятия невозможно посчитать, сколько заявок и продаж оно принесло.

Что мы организуем

Конференции и экспертные совещания

• Концепция, программа и сценарий мероприятия.
• Работа со спикерами: приглашение, регламент, подготовка презентаций.
• Площадка, техника, регистрация участников, навигация и кейтеринг.
• Раздаточные материалы, промо-материалы и сувенирка в фирменном стиле.
• Для экспертных совещаний — модерация, протокол и итоговый документ.

Для каждого события готовим сценарий с поминутным таймингом, который получают все участники — от ведущего до технической команды. Раздаточные материалы и сувенирку делаем с QR-кодами, чтобы после события участники могли вернуться к материалам.

Онлайн-телемосты и трансляции

Соединяем несколько городов или площадок в одном эфире: студия, связь, резервный канал, модерация вопросов от участников, запись и монтаж. Гибридный формат позволяет собрать экспертов, которые не могут приехать лично. После эфира монтируем запись и делаем короткие фрагменты для соцсетей и рассылок.

Для экспертных совещаний подбираем участников под тему, оставляем в программе время на дискуссию, приглашаем модератора, который удерживает регламент, и готовим протокол и итоговую резолюцию. Для фармацевтических компаний учитываем требования к взаимодействию со специалистами здравоохранения.

Мероприятия под ключ

Презентации продукта, деловые завтраки, клиентские и партнёрские встречи. Берём на себя всё — от идеи и приглашений до фото, видео и отчёта. Подбираем площадку под формат и аудиторию, продумываем навигацию, регистрацию и рассадку так, чтобы гостям было удобно, а у вас была возможность поговорить с каждым ключевым участником.

Техническая сторона телемоста решает всё, поэтому закладываем резервный канал связи, проводим тестовый прогон с каждой площадкой, держим на эфире звукорежиссёра и модератора чата и заранее готовим план на случай сбоя: что видят зрители, если одна из площадок отключилась.

Выставки

Стенд и его наполнение, промо-материалы, лендинг под выставку, чат-бот для сбора контактов, печать с QR-кодами и UTM-метками. Так каждый контакт со стенда попадает в воронку, а вы видите, какие материалы сработали. Персонал стенда заранее получает скрипт: как начать разговор, какие вопросы задать, куда направить посетителя.

Как превратить выставку в заявки

Выставка даёт поток живых контактов, но многие из них теряются в первые дни после закрытия. Поэтому цепочку выстраиваем заранее:

1. До выставки — лендинг с информацией о стенде, приглашения клиентам и партнёрам, анонсы в соцсетях.
2. На стенде — QR-коды на печатных материалах ведут в чат-бот или на лендинг, где посетитель оставляет контакт и выбирает, что ему интересно.
3. После выставки — бот и менеджеры продолжают общение по воронке, а UTM-метки показывают, какие материалы и точки контакта сработали.

Так стенд работает не только в дни выставки, но и после неё.

Кому подходит

• Фармацевтическим и медицинским компаниям — конференции, экспертные совещания, телемосты.
• Производителям и дистрибьюторам — выставки и презентации продукта для дилеров.
• Компаниям, которые выводят бренд в Россию и хотят быстро познакомиться с рынком.
• Командам без собственного ивент-отдела, которым нужен один ответственный за всё.

Кейс: 79BIKE на выставке «Мотозима 2026»

Для 79BIKE, официального дистрибьютора электромотоциклов Falcon и Y-VOLT, мы подготовили к выставке «Мотозима 2026» лендинг, чат-бот с тремя воронками и печатные материалы с QR-кодами и UTM-метками.

Подробнее о работе с брендом — в кейсе Falcon / 79BIKE.

Как мы работаем

1. Бриф. Фиксируем цель мероприятия, аудиторию, формат, дату, город и бюджет. Определяем, что будем считать результатом.
2. Координация. Один контакт управляет всеми участниками — площадкой, техникой, спикерами, типографией, видеокомандой — и держит общий тайминг.
3. Внутреннее согласование. Программу, сценарий, макеты и тексты приглашений проверяем внутри команды до отправки вам.
4. Анализ и корректировка. Проводим технические прогоны, после мероприятия разбираем регистрации, контакты и заявки по UTM-меткам.
5. Результат. Проведённое мероприятие, база контактов, фото и видео, отчёт с цифрами.

Отчёт после мероприятия

После мероприятия присылаем отчёт: сколько участников зарегистрировалось и пришло, сколько контактов собрано, какие материалы и каналы сработали по UTM-меткам, фото и видео. Отдельно — рекомендации для следующего события: что улучшить в программе, логистике и продвижении.

Что нужно от вас

• цель мероприятия и представление о том, кто должен прийти;
• дата, город и ориентир по бюджету;
• список спикеров или пожелания по ним;
• один человек с вашей стороны для согласований.

Что входит

Почему Meliso

Мероприятия — одно из 8 направлений агентства, поэтому дизайн, печать, сувенирка, видео и digital-поддержка делаются внутри одной команды. Мы 15 лет на рынке, у вас один контакт со всеми участниками проекта, а цена ниже, чем у крупных агентских холдингов.

Вопросы и ответы