Meliso®В небольшой компании макет согласует один человек, часто прямо в мессенджере. В фарме и крупных корпорациях путь макета больше похож на квест: бренд-менеджер, медицинский отдел, юристы, регуляторный отдел, иногда глобальный офис в другом часовом поясе. Пять кругов — не преувеличение, а нормальный рабочий процесс.
И это правильно: в фарме каждое слово может иметь значение для здоровья людей и для лицензии компании. Но сроки никто не отменял. Расскажем, как мы работаем, чтобы многоступенчатые согласования не съедали проект.
Как выглядит путь одного макета
Типичная ситуация в фармкомпании:
- Бренд-менеджер проверяет, соответствует ли материал стратегии бренда и задаче.
- Медицинский отдел сверяет каждое утверждение с инструкцией и исследованиями.
- Юристы смотрят на соответствие закону о рекламе и другим требованиям.
- Регуляторный отдел или комплаенс проверяет внутренние правила компании.
- Глобальный офис — если материал должен соответствовать международным стандартам бренда.
Каждый круг — это время. И каждый круг может вернуть материал на доработку. Если правки одного отдела противоречат правкам другого, проект начинает ходить по кругу.
Где обычно теряется время
- Сырой материал уходит клиенту. Опечатка, неверный логотип, неточная формулировка — и круг потрачен на то, что можно было поймать раньше.
- Правки приходят в разных форматах. Одни пишут в письме, другие — комментариями в PDF, третьи — голосом на созвоне. Что-то обязательно теряется.
- Несколько версий одного файла. «Финал», «финал_2», «финал_точно». Медицинский отдел согласовал одну версию, а юристы — другую.
- Круги не заложены в план. Проект планируют так, будто согласование займёт день, а оно занимает две недели.
- Нет источников. Медицинский отдел просит подтверждение утверждения, а ссылки на исследование под рукой нет.
Что мы делаем по-другому
Внутреннее согласование до отправки клиенту
Это наше главное правило. Прежде чем материал уйдёт к клиенту, его проверяют внутри: редактор вычитывает текст, арт-директор смотрит на соответствие бренд-буку, руководитель проекта — на задачу и требования. Ошибки, которые можно поймать у нас, не должны тратить круг согласования у клиента.
Источники к каждому утверждению
Для фармы мы собираем ссылки на инструкцию и исследования для каждого утверждения в материале — ещё до отправки. Медицинскому отделу не нужно запрашивать подтверждение, всё уже приложено.
Одна таблица правок
Все комментарии от всех отделов мы сводим в одну таблицу: кто, что, где, статус. Если правки противоречат друг другу, мы не выбираем сами, а показываем конфликт клиенту и предлагаем решение. Так проект не ходит по кругу.
Одна версия правды
Актуальная версия файла всегда одна, с понятной нумерацией. Все согласующие смотрят один и тот же файл.
Круги согласования — в плане с первого дня
На старте проекта мы спрашиваем, кто согласует и сколько времени обычно занимает каждый круг. И сразу закладываем это в график. Если выставка через месяц, а согласование занимает три недели, мы видим это заранее, а не за два дня до дедлайна.
Один контакт со всеми участниками
Клиенту не нужно пересылать правки дизайнеру, редактору и разработчику по отдельности. Один контакт со стороны агентства собирает всё и распределяет внутри команды.
Каждый круг согласования у клиента должен тратиться на содержательные решения, а не на опечатки и старый логотип. Всё, что можно поймать внутри, мы ловим внутри.
Несколько советов для тех, кто согласует со своей стороны
- Назначьте одного человека, который собирает правки от всех отделов, хотя бы внутри своей компании.
- Договоритесь о формате правок: один документ или комментарии в одном файле.
- Если правки противоречат друг другу, лучше решить это внутри до отправки агентству.
- Покажите ключевым согласующим концепцию на раннем этапе. Отказ от идеи на стадии эскиза стоит намного дешевле, чем на стадии готового ролика.
- Скажите агентству честно, сколько на самом деле занимает каждый круг. Оптимистичный план — главный источник сорванных сроков.
Типичная история из жизни
Часто бывает так: материал прошёл бренд-менеджера и медицинский отдел, а на этапе юристов выясняется, что одну формулировку нужно изменить. Новая формулировка снова должна пройти медицинский отдел. Если правки идут по почте в свободной форме, этот пинг-понг может длиться неделями.
Когда все комментарии собраны в одной таблице, а к каждому утверждению приложен источник, тот же сценарий проходит быстрее: видно, какая правка от кого пришла, что изменилось и что нужно перепроверить. Согласующим не нужно перечитывать весь материал заново — только изменённый фрагмент.
Отдельно договариваемся о сроках на каждый круг. Если медицинский отдел обычно отвечает за неделю, мы не ставим в план два дня и не торопим его в последний момент — просто начинаем раньше.
Почему мы это умеем
Наша команда — выходцы из крупных компаний. Мы сами работали внутри многоуровневых согласований и знаем, как они устроены и почему они нужны. Поэтому не воспринимаем их как помеху, а планируем проект с ними.
Что взять себе
Многоступенчатые согласования не обязательно срывают сроки. Внутренняя проверка до отправки, источники к каждому утверждению, одна таблица правок и честный план с кругами согласования — и пять кругов проходят без паники.
Подробнее о нашей работе с фармкомпаниями — на странице «Маркетинг для фармы».